Auditores da SEMUT desenvolvem tecnologia de Protocolo e Processo Administrativo Eletrônico

Portal Directa

Os auditores da Secretaria Municipal de Tributação de Natal (Semut) desenvolveram uma tecnologia de Protocolo Eletrônico e o Processo Administrativo Eletrônico (PAE) que vai dar mais agilidade no atendimento ao contribuinte. O objetivo é modernizar, agilizar e democratizar o acesso dos contribuintes aos processos que tramitam na secretaria. A regulamentação dos procedimentos se deu pela portaria Nº 047/2016, publicada nesta segunda-feira (22), no Diário Oficial do Município.

A implantação do sistema e migração da forma de protocolo físico para virtual se dará de forma progressiva e gradual a critério dos departamentos envolvidos, de acordo com a viabilidade técnica e de pessoal.

A partir de agora, com o Protocolo Eletrônico, todos os documentos e requerimentos passíveis de análise da Semut terão recepção em meio eletrônico/digital. O acesso se dará por meio do endereço eletrônico “http://www.natal.rn.gov.br/semut” e disponibilizará aos usuários as seguintes funcionalidades: protocolo de requerimentos administrativos, consulta do andamento processual, visualização dos despachos, pareceres e outras informações constantes do processo, download do teor do processo, adição de informações e documentos complementares ao processo já criado, ciência do teor do processo, inclusive das decisões e despachos neles contidos, apresentação de defesa e recurso de auto de infração, quando este estiver disponível no PAE.

Segundo o secretário, o sistema garantirá os requisitos de confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade. “Já estamos funcionando em caráter experimental. Antes a documentação chegava ao protocolo e era digitalizada, mas agora tudo passa a ser recebido apenas de forma digital”, revela Lopes.

No entanto, a Semut continuará com seu Protocolo presencial para tratamento dos casos omissos, podendo admitir, ainda, os requerimentos em meio impressos para posterior digitalização quando o interessado for pessoa física e sua petição com seus anexos não ultrapassar a cinco laudas. As solicitações institucionais de órgãos da administração direta e indireta das três esferas de governo poderão ser entregues de forma impressa diretamente no Gabinete do Secretário que providenciará sua digitalização e a formalização do PAE. Os processos protocolados de forma física, antes da entrada em vigor da Portaria, assim permanecerão até sua conclusão, sendo em seguida digitalizados e arquivados no ambiente do arquivo digital Semut. Após a digitalização e o arquivamento, os processos em forma física serão inutilizados.

Dados da Semut demonstram que, mesmo antes da implantação oficial do Protocolo Eletrônico e do Processo Administrativo Eletrônico (PAE), quase 100% dos processos envolvendo Pessoa Jurídica já tramitavam virtualmente pelo órgão. No caso das Pessoas Físicas, o crescimento da utilização dessa ferramenta tem se dado ano a ano de forma exponencial. Atualmente tramitam, em média, 1.200 processos por mês na secretaria.

DIRECTA

A Semut explica que para cada requerimento peticionado sem que o peticionário esteja logado no Directa será criado um número de Processo Administrativo Eletrônico (PAE) e uma chave de acesso que serão exigidos para a execução das funcionalidades constantes do artigo anterior. Aos usuários que possuem cadastro no Directa, será exigida sua autenticação prévia no Portal para o protocolo de requerimentos e terão amplo acesso aos Processos Administrativos Eletrônicos cadastrados em seu nome, não necessitando de chave de acesso específica por processo.

O requerimento deverá conter, no mínimo: nome/razão social, CPF/CNPJ, inscrição municipal, se possuir, assunto, período do pedido, em sendo o caso, descrição do pedido, dados para contato, especialmente e-mail, sequencial do imóvel, em sendo o caso. Excepcionalmente, antes da análise processual, o requerente poderá complementar o requerimento inicial, inclusive adicionando os documentos que julgar necessários. Cada espécie de requerimento protocolado poderá exigir diferentes tipos de documentos que deverão acompanhar o pedido no momento de sua criação, os quais serão solicitados pelo sistema. A criação de requerimentos sem as informações mínimas, ou a falta de documentação comprobatória exigida em cada solicitação, poderá acarretar no arquivamento do PAE sem análise do mérito, somente sendo desarquivado por interesse da administração tributária.

Quando possível, ou quando o trâmite processual assim o exigir, o requerente poderá adicionar novas informações ou novos documentos ao processo. Os documentos digitais ou digitalizados transmitidos são considerados originais, mas podem perder essa garantia caso haja a alegação motivada e fundamentada de adulteração.

Toda e qualquer informação necessária à instrução processual, quando não inserida inicialmente pelo interessado de forma eletrônica/digital, apenas será analisada após sua digitalização e inserção no devido PAE a que fizer referência.

O requerente do processo deverá optar por um dos meios de comunicação disponibilizados pela Semut e elencados nos modelos de requerimento, inclusive para fins de ciência de resultados e de andamento processual. Quando o interessado não fizer a opção pela ciência por meio eletrônico/digital ou o assunto exigir formalidade específica, a ciência se dará nas demais formas previstas na legislação tributária. A apresentação de defesa eletrônica de auto de infração disponível no PAE, através de acesso em ambiente exclusivo do Directa implica em ciência inequívoca da autuação contida no processo acessado, desde que ainda pendente de citação. O sistema lavrará automaticamente Termo de Ciência sempre que ocorrer a inserção de defesa.

Sempre que houver a necessidade do envio do processo a órgãos externos, deverá ser gerado arquivo em formato “PDF”, ocorrendo a impressão e o envio de processo físico apenas se estritamente necessário.

O contribuinte terá garantido o acesso ao processo, uma vez que a tramitação processual na Semut ocorrerá de forma eletrônica e o PAE será numerado eletronicamente pelo sistema, registrando todas as movimentações e inserções de documentos, despachos, pareceres ou informações, identificando a data, hora e o usuário que o movimentou. A permissão para tramitação do PAE, emissão de despachos, pareceres e anexação de documentos limita-se aos usuários vinculados ao setor recebedor, exceto quanto à inserção de documentos pelo contribuinte interessado ou pelo Protocolo geral da Semut. A inserção de despachos, pareceres ou outras informações vinculadas ao PAE deverá ser realizada diretamente no sistema ou escaneada quando se tratar de documento em meio físico.

Após o encerramento do trâmite administrativo, o PAE será arquivado eletronicamente e somente poderá ser desarquivado no interesse da administração tributária. A impressão de informações do PAE no âmbito da Semut apenas deve ser realizada para uso interno e quando estritamente necessário, sendo vedada a impressão por solicitação do requerente. O Protocolo Eletrônico funcionará nos dias de expediente normal da Semut.